Nhập sổ, gộp hồ sơ trùng, kiểm tra dữ liệu
Trang này không có ảnh chụp vì chứa thông tin cá nhân. Trên điện thoại, Danh mục → QL giáo xứ mở trang quản trị trong ứng dụng; riêng Nhập dữ liệu chưa có trên điện thoại.
Nhập sổ bộ giáo dân từ tệp hoặc ảnh chụp
Xong là: các trang đã xác nhận được ghi vào sổ, các dòng cần quyết định nằm ở Duyệt đơn → Xét duyệt hồ sơ.
- Trên trang quản trị, mở Hồ sơ giáo dân → Nhập dữ liệu (có Hướng dẫn sử dụng ngay trên trang).
- Tải lên tệp .accdb của QLGX2020, bảng tính, ảnh chụp sổ bí tích hoặc bản scan PDF.
- Chờ hệ thống đọc xong. Với ảnh hoặc PDF, xem từng trang rồi bấm Xác nhận trang và ghi vào sổ, hoặc Duyệt từng dòng thay vì trang.
- Các dòng cần quyết định nằm ở Duyệt đơn → Xét duyệt hồ sơ. Người trùng với giáo xứ khác thì giáo xứ kia Quyết định bên B.
Gặp lỗi?
Kết quả đọc ảnh bị sai
Ảnh mờ hoặc chữ viết tay khó đọc cho kết quả sai. Luôn kiểm tra từng trang trước khi xác nhận.
Có dòng được đề nghị gộp
Dòng trùng người đã có trong sổ sẽ được đề nghị gộp. Xem mục Gộp bản ghi trùng bên dưới.
Gộp bản ghi trùng trong sổ giáo xứ
Xong là: hai hồ sơ của cùng một người thành một, và có thể hoàn tác.
- Trên trang quản trị, mở Duyệt đơn → Bản ghi trùng. Trên điện thoại: Danh mục → QL giáo xứ, rồi làm như trên.
- Ở thẻ Hồ sơ trùng, mỗi nhóm bấm Xem và gộp, chọn Giữ lại mục này, ghi lý do, bấm Gộp bản ghi.
- Hai người khác nhau thì bấm Không phải trùng. Nhiều nhóm thì đánh dấu rồi bấm Gộp các nhóm đã chọn.
- Gộp nhầm thì mở thẻ Đã gộp → Hoàn tác.
Gặp lỗi?
Gộp có xoá hồ sơ nào không?
Không, gộp không xoá bản ghi nào.
Một người thiếu ngày sinh không hiện ở «Tiêu chí QLGX»
Thử Tìm rộng hơn, hoặc mở hồ sơ → Gộp với hồ sơ khác….
Sửa nhiều hồ sơ cùng lúc (Công cụ hàng loạt)
Xong là: nhiều hồ sơ được sửa một lần, và có thể hoàn tác trong thẻ Lịch sử.
- Trên trang quản trị, mở Hồ sơ giáo dân → Sổ giáo dân → nút Công cụ hàng loạt.
- Trên điện thoại: Danh mục → QL giáo xứ → Hồ sơ giáo dân → Sổ giáo dân, bấm nút ⋯ (Thao tác khác) cạnh tiêu đề → Công cụ hàng loạt.
- Chọn thẻ Chuyển (sang giáo họ/giáo khu khác), Giải thể / gộp, Chuẩn hoá hoặc Tìm – thay thế.
- Bấm Xem trước, kiểm tra mẫu, rồi bấm Xác nhận (N).
- Làm sai thì mở thẻ Lịch sử → Hoàn tác.
Gặp lỗi?
Sửa thông tin gia đình không được
Sửa gia đình cần thêm quyền quản lý gia đình.
«Tìm – thay thế» không đổi gì
Công cụ chỉ đổi giá trị giống hệt ô Tìm (khớp nguyên giá trị).
Kiểm tra dữ liệu sổ giáo xứ
Xong là: bạn có danh sách hồ sơ nghi sai, và đã sửa hoặc lưu trữ từng hồ sơ.
- Trên trang quản trị, mở Hồ sơ giáo dân → Sổ giáo dân → nút Kiểm tra dữ liệu. Trên điện thoại, nút này nằm trong ⋯ (Thao tác khác) cạnh tiêu đề.
- Chọn thẻ Kiểm tra giáo dân hoặc Kiểm tra gia đình. Đánh dấu các mục cần xét, như Sai quan hệ ngày tháng, Không thuộc gia đình nào.
- Xem cột Nguyên nhân, bấm Xem – sửa để sửa hồ sơ, hoặc Lưu trữ nếu hồ sơ không còn dùng.
Gặp lỗi?
Không thấy hồ sơ nào
Bạn chưa đánh dấu mục kiểm tra nào. Lọc Giáo họ hoặc Khu vực để chia việc cho từng người.
Xoá giáo dân khỏi sổ và khôi phục (Hồ sơ lưu trữ)
Xong là: hồ sơ nằm trong Hồ sơ lưu trữ, và khôi phục lại được.
- Trên trang quản trị, mở Hồ sơ giáo dân → Sổ giáo dân, bấm vào người cần xoá → Xoá khỏi sổ, ghi Lý do (tuỳ chọn).
- Muốn xem lại: Sổ giáo dân → nút Hồ sơ lưu trữ (trên điện thoại, nút nằm trong ⋯ cạnh tiêu đề). Lọc Lý do lưu trữ, như Đã xoá khỏi sổ, Đã chuyển xứ.
- Muốn đưa lại sổ: bấm Khôi phục và xác nhận.
Gặp lỗi?
Người đã chuyển xứ hoặc qua đời thì làm sao?
Đừng dùng Xoá khỏi sổ. Dùng Chuyển sang giáo xứ khác hoặc Ghi nhận qua đời. Muốn đưa lại thì Huỷ chuyển xứ hoặc Thu hồi hồ sơ tử.
Việc tiếp theo: Duyệt hồ sơ, bí tích tự khai và xác minh mục vụ.