Mở đợt chiêu sinh và duyệt hồ sơ đăng ký học giáo lý
Xong là: phụ huynh đăng ký được trong ứng dụng, và các hồ sơ đã xét đều thành học viên (hoặc bị từ chối kèm lý do), rồi được xếp vào lớp.
Hai việc nối nhau: mở đợt chiêu sinh để nhận hồ sơ, rồi xét hồ sơ. Cả hai chỉ làm trên trang quản trị, điện thoại chưa có.
Mở đợt chiêu sinh
Cần có lớp cho năm học mới. Chưa có thì tạo lớp trước.
Mở «Đợt chiêu sinh»
Ở thanh bên bấm «Lớp giáo lý». Trong nhóm «Đăng ký học» bấm «Đợt chiêu sinh».
Tôi bị mắc ở bước này
Không thấy «Đợt chiêu sinh» trong thanh bên là tài khoản của bạn chưa có quyền này. Xem trang Trợ giúp.
Vẫn không được? Nhắn cho ban hỗ trợ, kèm ảnh chụp màn hình bạn đang thấy.
Bấm vào ảnh để xem lớn Bấm «Tạo mới» và điền hộp «Tạo đợt chiêu sinh»
Chọn «Khóa học / Lớp» và «Năm học». Đặt «Thời gian mở» và «Thời gian đóng». Nếu cần, đặt «Sức chứa», «Tuổi tối thiểu», «Tuổi tối đa»; để trống là không giới hạn. Phần «Giới thiệu» và «Liên hệ hỗ trợ» hiện cho phụ huynh đọc. Bấm lưu.
Tôi bị mắc ở bước này
Báo thời gian đóng phải sau thời gian mở là bạn đã đảo hai mốc giờ.
Vẫn không được? Nhắn cho ban hỗ trợ, kèm ảnh chụp màn hình bạn đang thấy.
Bấm vào ảnh để xem lớn Mở đăng ký
Khóa học và năm học không đổi được sau khi đã tạo đợt.Ở cuối dòng của đợt, bấm nút ⋯ (Hành động) và chọn «Mở đăng ký». Đợt đã mở thì phụ huynh đăng ký được trong ứng dụng, ở mục «Đăng ký học».
Bấm vào ảnh để xem lớn Chia sẻ mã QR cho phụ huynh
Bấm nút «Chia sẻ» ở dòng của đợt. Nút này chỉ dùng được khi đợt đã mở. Tải «Mã QR đăng ký» về, in và dán lên: phụ huynh quét để đăng ký.
Bấm vào ảnh để xem lớn
Đợt đang nhận có thể «Tạm dừng» rồi «Mở đăng ký» lại, hoặc «Đóng» khi đủ hồ sơ. Đợt đã «Đóng» không mở lại được: muốn nhận tiếp thì tạo đợt mới.
Duyệt hồ sơ đăng ký
Mở «Hồ sơ đăng ký»
Ở thanh bên bấm «Lớp giáo lý», rồi «Hồ sơ đăng ký» trong nhóm «Đăng ký học». Có thể lọc theo đợt, theo trạng thái, hoặc tìm theo mã, tên, số điện thoại. Các hồ sơ có nhãn «Nghi trùng cao» hoặc «Nghi trùng vừa» cần xem kỹ trước.
Tôi bị mắc ở bước này
Danh sách trống thì kiểm tra ô lọc «Tất cả đợt» và «Tất cả trạng thái».
Vẫn không được? Nhắn cho ban hỗ trợ, kèm ảnh chụp màn hình bạn đang thấy.
Bấm vào ảnh để xem lớn Mở một hồ sơ và đọc kỹ
Bấm vào hồ sơ. Đọc thông tin học viên, người giám hộ, giấy tờ kèm theo, mục «Đủ điều kiện tuổi» và mục «Kiểm tra trùng». Bấm «Bắt đầu xem xét».
Tôi bị mắc ở bước này
Thiếu giấy tờ hoặc thông tin chưa rõ: bấm «Yêu cầu bổ sung» thay vì từ chối.
Vẫn không được? Nhắn cho ban hỗ trợ, kèm ảnh chụp màn hình bạn đang thấy.
Bấm vào ảnh để xem lớn Chọn một trong bốn cách xử lý
Em đã từng học ở giáo xứ thì chọn «Ghép học sinh cũ», đừng tạo mới. Tạo mới khi hồ sơ còn nghi trùng cao sẽ bị chặn.- «Ghép học sinh cũ»: em đã có hồ sơ. Chọn em đó rồi bấm «Ghép & Duyệt». Hệ thống không tạo học sinh mới, chỉ thêm ghi danh năm mới cho em.
- «Tạo học sinh mới»: bấm «Tạo mới & Duyệt». Hệ thống tạo hồ sơ học sinh từ đơn và liên kết người giám hộ. Hệ thống chặn việc này cho đến khi xử lý xong các trường hợp «Nghi trùng cao».
- «Yêu cầu bổ sung»: chọn các mục phụ huynh cần sửa, loại giấy tờ, hạn, ghi chú; phụ huynh chỉ sửa được đúng các mục bạn chọn.
- «Từ chối»: nhập «Lý do» (bắt buộc). Phụ huynh nhận được lý do này.
Bấm vào ảnh để xem lớn Xếp các hồ sơ đã duyệt vào lớp
Ở trang «Đợt chiêu sinh», bấm vào đợt để mở các thẻ «Hàng đợi hồ sơ», «Tổng quan đợt», «Xếp lớp». Ở thẻ «Xếp lớp», tích chọn các hồ sơ đã duyệt, bấm «Xếp vào lớp», chọn «Lớp đích» rồi bấm «Xếp các hồ sơ đã chọn». Lớp không đủ chỗ thì hộp báo trước: nếu giáo xứ có danh sách chờ, phần dư vào danh sách chờ và chưa nhập học; nếu không, cả lượt bị từ chối.
Bấm vào ảnh để xem lớn
Bấm «Tạo hồ sơ hộ» ở trang «Hồ sơ đăng ký» để nhập thay phụ huynh. Hồ sơ vào cùng hàng đợi duyệt.
Gặp lỗi?
Duyệt xong thấy hai hồ sơ cho cùng một em
Xảy ra khi duyệt mà không ghép với hồ sơ cũ. Lần sau, thấy nhãn «Nghi trùng cao» hay «Nghi trùng vừa» thì chọn «Ghép học sinh cũ». Hai hồ sơ đã tạo thì giữ hồ sơ có lịch sử, chuyển hồ sơ kia sang «Đã rút» (xem Thêm học viên).
Hết hạn nhận hồ sơ, phụ huynh không gửi được nữa
Đợt đã qua «Thời gian đóng» thì phụ huynh không gửi thêm được. Đợt còn đang mở hoặc tạm dừng thì chọn «Chỉnh sửa» ở nút ⋯ để kiểm tra «Thời gian đóng».